POCZTA

Filtrowanie nowej poczty przy użyciu reguł
Stosowanie reguł poczty elektronicznej umożliwia automatyczne przetwarzanie nowych wiadomości spełniających określone kryteria. Na przykład, możliwe jest utworzenie reguły wyszukującej wiadomości od określonego nadawcy lub zawierającej określony temat, a następnie automatycznie przenoszącej tą wiadomość do ustalonego katalogu, czy też wysyłającej kopię wiadomości do innej osoby lub usuwającej niechcianą pocztę przed ukazaniem się jej w skrzynce odbiorczej.

Reguły poczty utworzone przez użytkownika przechowywane są w aplikacji pocztowej, w katalogu Reguły. Użytkownik może dodać nowe reguły do katalogu lub skorzystać z reguł już utworzonych. Użytkownik może na przykład edytować reguły, zmieniać ich kolejność, aby określić ich wzajemny priorytet, wyłączać je, gdy są niepotrzebne lub usuwać.

Tworzenie reguły

1. Na panelu nawigacyjnym poczty elektronicznej kliknij opcję Narzędzia > Reguły.

2. Kliknij opcję Nowa reguła.

3. W obszarze Określ warunki wybierz część wiadomości do sprawdzenia (np. opcję nadawca lub temat), wybierz stan (np. zawiera lub jest), a następnie wpisz kryteria do sprawdzenia (np. imię konkretnej osoby lub słowo). Wprowadzając kryteria, nie należy używać cudzysłowów.


4. Kliknij opcję Dodaj.

5. Wykonaj jedną z czynności:


Zadania dotyczące warunków i wyjątków
    Zadanie
    Opis
Dodawanie kolejnych warunkówKliknij opcję Warunek, wybierz opcję ORAZ albo LUB, a następnie wykonaj kroki 3 i 4 dla każdego nowego warunku.
Dodawanie wyjątkuKliknij opcję Wyjątek, a następnie powtórz kroki 3 i 4.
Dodawanie kolejnych wyjątkówKliknij opcję Wyjątek, wybierz opcję ORAZ albo LUB, a następnie wykonaj kroki 3 i 4 dla każdego nowego wyjątku.
Usuwanie warunku lub wyjątkuKliknij warunek lub wyjątek w polu Po nadejściu wiadomości e-mail spełniającej te warunki, a następnie kliknij opcję Usuń.
Usuwanie wszystkich warunków i wyjątkówKliknij opcję Usuń wszystko.
6. W obszarze Określ działania wybierz działanie i, jeśli to konieczne, określ szczegóły działania (np. folder docelowy).

Czynności
    Czynność
    Opis
przenieś do folderuWybierz folder.
kopiuj do folderuWybierz folder.
wyślij kopię doZdecyduj, czy przesyłane kopie mają zawierać pełną wiadomość, czy tylko nagłówki wiadomości. Nagłówki składają się z tematu, adresów oraz daty i godziny, wyszczególnionych na początku wiadomości; nie zawierają one sformatowanego tekstu zawartego w wiadomości.

Następnie wprowadź adres jednego lub większej liczby adresatów, oddzielając je przecinkami lub średnikami albo kliknij opcję Adres, aby wybrać adresy z katalogu.

Uwaga: Jeśli reguła, w której zastosowano działanie wyślij kopię do, nie działa, należy skontaktować się z administratorem systemu i zapytać, czy ta funkcja nie została wyłączona w organizacji.

ustaw datę utraty ważnościWprowadź liczbę i wybierz okres: dni, tygodnie, miesiące lub lata.
zmień stopień ważności naWybierz stopień ważności.
zatrzymaj przetwarzanieNie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Przetwarzanie wszystkich następnych reguł zostaje zatrzymane..
usuń (nie akceptuj wiadomości)Nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Ta wiadomość nie zostanie dostarczona do Skrzynki odbiorczej.
7. Kliknij opcję Dodaj działanie.

8. Wykonaj jedną z czynności:


Zadania dotyczące działań
    Zadanie
    Opis
Dodawanie kolejnych czynnościPowtórz kroki 6 i 7 dla każdego nowego działania.
Usuwanie czynnościKliknij działanie w polu Wykonaj następujące działania, a następnie kliknij opcję Usuń.
Usuwanie wszystkich czynnościKliknij opcję Usuń wszystko.
9. Kliknij przycisk OK. Domyślnie reguła ma status Włączona.

Zarządzanie regułami

Przykłady: Reguły poczty

Poniższa reguła będzie automatycznie zmieniać wagę wszystkich wiadomości pochodzących od Tomasza Kowalskiego na poziom wysoki (co spowoduje wyświetlanie wykrzyknika obok wiadomości w Skrzynce odbiorczej w celu ich wyróżnienia):

Reguła poczty elektronicznej zmieniająca stopień ważności

Poniższa reguła będzie przenosić wszystkie wiadomości zawierające w temacie wyraz "status" ze Skrzynki odbiorczej do folderu Raporty o stanie, o ile w temacie nie występują wyrazy "sprzedaż" lub "projekt" (które stanowią wyjątki)

Reguła poczty elektronicznej przenosząca do folderu

Elementy warunków reguły odpowiadają polom właściwości dokumentów wiadomości. Wiele elementów, np. temat, ma taką samą nazwę, jak odpowiadające im pole. W poniższej tabeli znajdują się pozycje, których nazwy różnią się od nazw odpowiadającym ich pól.


Elementy warunków i odpowiadające im pola
    Item
    Pole
NadawcaOd i/lub Użytkownik główny
Domena internetowaSMTP nadawcy (tylko część nazwy domeny)
TematTemat

lub

Temat sieci Web

DoWyślij do
UDWUkryta kopia do
DWKopia do
PriorytetPriorytet dostarczania
Tematy pokrewne
Zarządzanie wiadomościami-śmieciami
Sortowanie poczty w folderze lub widoku
Automatyzowanie zadań za pomocą prostych agentów