Dostępne są opcje, które ustawiają powtarzanie pozycji, ukrywanie szczegółów pozycji przez oznaczenie jej jako prywatnej oraz ustawiają alarm powiadamiający o pozycji.

1. W górnej części kalendarza kliknij strzałkę w dół znajdującą się na przycisku Nowe, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:

• Kliknij opcję Konferencja, aby utworzyć zaproszenie na konferencję, na które zaproszone osoby będą mogły odpowiedzieć (na przykład przyjąć lub odrzucić).
• Kliknij opcję Powiadomienie o zdarzeniu, aby utworzyć zaproszenie na konferencję, które zaproszone osoby będą mogły dodać do swoich kalendarzy, jednak nie będą mogły na nie odpowiedzieć. Takie zaproszenie nosi również nazwę konferencji rozgłaszanej, która jest użyteczna w sytuacji, gdy trzeba powiadomić o zdarzeniu dużą liczbę osób. Takie ogłoszenia o zdarzeniach można wysyłać do dużych grup osób, jednak w odróżnieniu od standardowych zaproszeń na konferencję nie można rozszerzyć tych grup.

3. W polach Rozpoczęcie i Zakończenie podaj datę i godzinę oraz, jeśli to konieczne, informacje o strefie czasowej.

4. (Opcjonalne) Wykonaj jedną z czynności:

• Kliknij opcję Powtarzaj, aby powtórzyć pozycję, a następnie określ opcje powtarzania.
• Jeśli przyznano innym osobom dostęp do kalendarza, ale nie udostępniono im poczty elektronicznej, wybierz opcję Oznacz jako prywatne, aby uniemożliwić tym osobom odczytanie pozycji. Osoby posiadające dostęp do kalendarza, ale nie mające dostępu do poczty elektronicznej mogą przeglądać daty i godziny prywatnych pozycji kalendarza, jednak szczegóły pozycji są dla nich niedostępne.
• Wybierz opcję Powiadom, aby ustawić alarm dla pozycji, a następnie ustaw opcje alarmu.
• Wybierz opcję Oznacz jako dostępne, aby zachować czas pozycji jako czas wolny w harmonogramie czasu wolnego.

• Po utworzeniu konferencji określ osobę zaproszoną lub większą ich liczbę w polach Wymagane, Opcjonalne i Do wiadomości. Aby dla dowolnego z tych pól wybrać nazwy z katalogu, kliknij opcję Wymagane.

  Zaproszone osoby, których zaangażowanie jest określone jako Wymagane i Opcjonalne, otrzymują powiadomienia zawierające opcje odpowiedzi, takie jak Akceptuj i Odrzuć. Jeśli ustawiono w programie planującym sugerowanie godzin konferencji, będzie on nadawał wyższy priorytet czasowi wolnemu osób zaproszonych z opcją wymagane, niż czasowi wolnemu osób zaproszonych opcjonalnie. Zaproszone osoby zakwalifikowane jako Do wiadomości otrzymują powiadomienia, które nie zawierają opcji odpowiedzi, jednak pozwalają na dodanie konferencji do kalendarza. Nazwy zaproszonych osób otrzymujących powiadomienia Do wiadomości nie są widoczne dla innych zaproszonych osób.

• Jeśli zostało utworzone powiadomienie o zdarzeniu, określ osobę zaproszoną lub większą ich liczbę w polu Zaproszeni. Aby wybrać nazwy z katalogu, kliknij opcję Zaproszeni.

• Wybierz opcję Niektóre osoby zapraszane korzystają z innych programów poczty elektronicznej, aby ograniczyć zestaw dozwolonych działań na powtarzających się konferencjach. To ustawienie pozwala dostosować się do osób zaproszonych, które mogą używać programów pocztowych nieobsługujących bardziej złożonych działań dotyczących powtarzających się konferencji. Ta opcja może być wyświetlana albo jej zmiana może być niemożliwa, w zależności od tego, jak administrator skonfigurował tę opcję.
• Wybierz opcję Nie odbieraj odpowiedzi od osób zaproszonych, aby przekształcić konferencję w konferencję rozgłaszaną. Zaproszone osoby nie mogą odpowiedzieć na powiadomienie o konferencji, jednak mogą dodać konferencję do swoich kalendarzy.
• Wybierz opcję Zabroń składania kontrpropozycji, aby usunąć z zaproszenia opcję pozwalającą na proponowanie nowej daty i godziny konferencji.
• Wybierz opcję Zabroń delegowania, aby usunąć z zaproszenia opcję pozwalającą na przekazywanie udziału w konferencji innym osobom.

• W polu Miejsce wpisz ogólne informacje na temat miejsca, w którym odbędzie się konferencja.
• Jeśli w preferencjach kalendarza określono domyślne informacje o telekonferencji, wybierz lub anuluj wybór opcji Dołącz informacje o telekonferencji w tym miejscu.
• Kliknij opcję Pokoje, aby wybrać pokój z katalogu albo kliknij opcję Znajdź pokoje i zarezerwuj pokój na potrzeby konferencji.
• Kliknij opcję Zasoby, aby wybrać zasób z katalogu albo kliknij opcję Znajdź zasoby i zarezerwuj zasób na potrzeby konferencji.
• Kliknij opcję Konferencja elektroniczna, aby zarezerwować lokalizację konferencji elektronicznej na potrzeby konferencji WWW i dołączyć odsyłacz do tej lokalizacji do zaproszenia na konferencję. Zaproszenia na konferencję elektroniczną zawierają odsyłacz Przyłącz się do konferencji WWW, który zapewnia zaproszonym osobom bezpośredni dostęp do konferencji elektronicznej.
• Kliknij opcję Kategoria, aby określić kategorię konferencji.
• W polu Opis wprowadź dodatkowe informacje, takie jak program konferencji, pliki załączników i odsyłacze do dokumentów.
• Kliknij opcję Znajdź dostępne godziny, aby wyszukać wolny czas na potrzeby konferencji. Dostępność zaproszonych osób oraz zarezerwowanego na określoną godzinę pokoju i zasobów można sprawdzić samemu albo rozważyć inne możliwe terminy konferencji sugerowane przez program planujący.
• Kliknij opcję Opcje dostarczania, aby określić opcje dostarczania zaproszenia.

Tematy pokrewne
Typy pozycji kalendarza
Zapobieganie wyświetlaniu w skrzynce odbiorczej odpowiedzi na zaproszenie na konferencję
Zmienianie harmonogramu i anulowanie lub potwierdzanie zaproszenia na konferencję
Wysyłanie zaktualizowanych informacji o konferencji
Odpowiadanie na proponowaną zmianę zaproszenia na konferencję
Sprawdzanie odpowiedzi na zaproszenia na konferencję
Usuwanie zaproszonych osób z konferencji
Dodawanie zaproszonych osób do konferencji

Glosariusz