POCZTA
Dokumenty można wybierać na podstawie aktywności, poprzez wybór z określonych folderów bądź widoków lub zastosować obie te możliwości.
Uwaga: Przegląd procesu archiwizowania własnej poczty przedstawiono w temacie Archiwizacja wiadomości pocztowych w celu zwolnienia miejsca na dysku.
Aby określić, jak wybrać dokumenty do archiwizacji, przejrzyj poniższe sekcje:
1. W razie potrzeby otwórz aplikację do archiwizacji (na przykład pocztę) i kliknij opcję Działania > Archiwizuj > Ustawienia.
2. Kliknij opcję Kryteria > Utwórz > Kryteria wyboru lub opcję Kryteria > Edytuj > Kryteria wyboru.
3. Wybierz opcję aktywności dla dokumentów:
Uwaga: Ta opcja jest dostępna, jeśli włączono określoną właściwość archiwizowanej aplikacji. Jeśli użytkownik posiada wymagany dostęp do aplikacji, należy kliknąć opcję Plik > Aplikacja > Właściwości w celu otwarcia właściwości aplikacji, kliknąć kartę Zaawansowane (ostatnia karta) i wybrać opcję Zachowuj datę ostatniego dostępu.
Na przykład w menu widoku poczty Czynności > Więcej można wyznaczyć datę ważności wiadomości lub w menu Czynności wyznaczyć datę ważności dowolnego dokumentu w aplikacji dyskusji.
Uwaga: Ta opcja dotyczy tylko niektórych typów aplikacji, takich jak poczta lub dyskusja, które umożliwiają oznaczanie dokumentów jako przeterminowanych lub określanie dla nich harmonogramu przeterminowania.
Uwaga: Ustawienie to ma zastosowanie wyłącznie w przypadku, gry wybrano opcję Archiwizuj wybrane dokumenty z menu Czynności > Archiwizuj (nie w przypadku wybrania opcji Archiwizuj teraz).
Uwaga: Podczas archiwizacji wybranych dokumentów nie obowiązuje zaawansowane ustawienie archiwizacji określone w opcji Usuń dokument, jeśli kryteria dopuszczają także usunięcie wszystkich odpowiedzi.
Uwaga: Opcja ta zostanie zastosowana, jeśli archiwizowana aplikacja znajduje się na lokalnym komputerze i używany jest klient programu IBM® Lotus Notes® lub serwer Domino® w wersji nie niższej niż 7.
6. Aby kontynuować ustawianie procesu archiwizacji, należy powrócić do tematu Tworzenie lub edytowanie zestawu kryteriów archiwizacji.
Wybieranie dokumentów na podstawie folderów lub widoków
Po utworzeniu archiwum w programie Notes®, na przykład archiwum poczty, projekt aplikacji archiwum zawiera wszystkie foldery istniejące w momencie archiwizacji. W dowolnym zestawie kryteriów można wybrać podzbiór folderów i widoków źródłowych archiwizacji, oraz stosować wiele zestawów kryteriów archiwizujących różne foldery i widoki.
W przypadku zmiany nazwy folderu lub jego usunięcia, przy następnej archiwizacji folder zostaje zmieniony lub jest usuwany z aplikacji archiwum. Przykład: w folderze o nazwie Sprzedaż 2001 archiwizacją są objęte cztery dokumenty. W następnym roku użytkownik zmienia nazwę folderu na Sprzedaż 2002 i znów archiwizuje cztery dokumenty z tego folderu. Jeśli używana jest ta sama aplikacja archiwum, folder zostanie nazwany Sprzedaż 2002, jednak znajdzie się w nim osiem dokumentów, także te z folderu Sprzedaż 2001. Jeśli planowane jest prowadzenie archiwizacji przez kilka lat, w oryginalnej aplikacji należy utworzyć oddzielne foldery dla każdego roku lub określić nowy plik aplikacji archiwum dla każdego roku w oknie dialogowym Ustawienia archiwizacji.
3. Wybierz opcję Tylko w tych widokach lub folderach:
4. Wybierz z listy foldery i widoki, a następnie kliknij przycisk OK. Aby zaznaczyć elementy, które nie występują obok siebie, naciśnij Ctrl.
Tematy pokrewne Archiwizacja wiadomości pocztowych w celu zwolnienia miejsca na dysku Oznaczanie dokumentów jako przeterminowane lub nieprzeterminowane